事例紹介　東京音楽大学様

東京音楽大学は、鈴木米次郎により明治40年（1907年）に設立された東洋音楽学校を前身とする、我が国で最も古いルーツを持つ私立音楽大学です。翌年には管弦楽部を設けて明治43年、英国大使夫妻、岩崎小弥太男爵夫妻の後援を得、ロンドンのロイヤル・フィルハーモニーにならい、東京フィルハーモニー会を設立。後にこのオーケストラが山田耕筰に引き継がれ、新交響楽団（現在のNHK交響楽団）へと発展し、クラシック音楽の普及に大きく貢献しました。

昭和38年（1963年）に4年制大学として認可され、続いて昭和44年（1969年）に東京音楽大学と名称変更し、平成5年（1993年）に大学院音楽研究科修士課程を設置し、現在にいたっています。

（kintoneはサイボウズ株式会社のサービスおよび商標または登録商標です。）

予算・実績管理システムの保守切れを迎え、新システムをkintoneで構築

東京音楽大学では、オーダーメイドで開発された予算・実績管理システムを使用していましたが、OSのサポート期限切れに際して新しいシステムの導入を検討されていました。

それまでのシステム使用においては、「学校内に設置したサーバーアップデートなどのメンテナンス対応が大変」また、「機能追加や改修をしたいと思っても簡単にはできない」というお悩みをお持ちでした。

そこで当社は、クラウド型データベースのkintoneをプラットフォームとした予算・実績管理システムをご提案しました。

kintoneはクラウドなのでサーバーの設置やメンテナンスが不要。「災害や緊急事態への対応も万全にしたい」と考えていた東京音楽大学は、kintoneでの新システム構築を採用されました。

開発期間2ヶ月でのスピード導入を実現

今回の予算・実績管理システム構築では、kintoneで作成したプロトタイプ画面を見ながら打ち合わせを進め、ご要望をその場で反映させて開発を進めました。

導入後の混乱もなく、業務の効率化を可能に

「今までは、予算使用申請の承認を得るのに帳票を出力して紙面へ押印、押印済み（承認済み）帳票をファイル保管してきました。申請登録から承認までを電子化したことで、すべてシステム上で確認できるようになり作業効率が上がりました。担当者へ承認完了が通知される『通知機能』もよいと思います。マニュアルのおかげもあって、滞りなく本番稼働ができました。」

紙での管理からデータ管理に変えたことで、データが蓄積される来年度以降は、比較や分析にも活用していただけるようになります。

「また、前年度に各部署から申請される予算データのExcelファイルは、これまで統一されていなかったので、再入力してマスター化するのに手間と時間がかかっていました。予算申請ファイルを統一するために、取込用Excelファイルも作成していただいたおかげで、今まで時間がかかっていた予算のマスター化作業を一瞬で終わらせることができました。」

今回導入した予算・実績管理システムのプラットフォームであるkintoneは、Excelファイルをそのまま取込むことができます。この取り込み用Excelファイルも作成させていただきました。