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事例紹介 東京音楽大学様

東京音楽大学様 予算・実績管理システムをkintoneで構築

東京音楽大学様 予算・実績管理システムをkintoneで構築

東京音楽大学は、鈴木米次郎により明治40年(1907年)に設立された東洋音楽学校を前身とする、我が国で最も古いルーツを持つ私立音楽大学です。翌年には管弦楽部を設けて明治43年、英国大使夫妻、岩崎小弥太男爵夫妻の後援を得、ロンドンのロイヤル・フィルハーモニーにならい、東京フィルハーモニー会を設立。後にこのオーケストラが山田耕筰に引き継がれ、新交響楽団(現在のNHK交響楽団)へと発展し、クラシック音楽の普及に大きく貢献しました。

昭和38年(1963年)に4年制大学として認可され、続いて昭和44年(1969年)に東京音楽大学と名称変更し、平成5年(1993年)に大学院音楽研究科修士課程を設置し、現在に至っています。

予算・実績管理システムの保守切れを迎え、新システムをkintoneで構築

東京音楽大学では、オーダーメイドで開発された予算・実績管理システムを使用していましたが、OSのサポート期限切れに際して新しいシステムの導入を検討されていました。

それまでのシステム使用においては、「学校内に設置したサーバアップデートなどのメンテナンス対応が大変」また、「機能追加や改修をしたいと思っても簡単にはできない」というお悩みをお持ちでした。

そこで当社は、クラウド型データベースのkintoneをプラットフォームとした予算・実績管理システムをご提案しました。

kintoneはクラウドなのでサーバーの設置やメンテナンスが不要。「災害や緊急事態への対応も万全にしたい」と考えていた東京音楽大学は、kintoneでの新システム構築を採用されました。

開発期間2ヶ月でのスピード導入を実現

今回の予算・実績管理システム構築では、kintoneで作成したプロトタイプ画面を見ながら打ち合わせを進め、ご要望をその場で反映させて開発を進めました。

「完成イメージを実際の画面で見ながら仕様確認をできたのは良かったです。次年度まで2ヶ月を切っていましたが、本番稼働に間に合うようにスケジュールを組み、迅速に対応をしていただきました。」

「こちらの無理な注文にも応えていただいて助かりました。表示を変更したいというような希望にもすぐに対応してもらい、操作マニュアルもとても分かりやすく作っていただき感謝しています。」とコメントをいただきました。

導入後の混乱もなく、業務の効率化を可能に

「今までは、予算使用申請の承認を得るのに帳票を出力して紙面へ押印、押印済み(承認済み)帳票をファイル保管してきました。申請登録から承認までを電子化したことで、すべてシステム上で確認できるようになり作業効率が上がりました。担当者へ承認完了が通知される『通知機能』も良いと思います。マニュアルのおかげもあって、滞りなく本番稼働が出来ました。」

紙での管理からデータ管理に変えたことで、データが蓄積される来年度以降は、比較や分析にも活用していただけるようになります。

「また、前年度に各部署から申請される予算データのExcelファイルは、これまで統一されていなかったので、再入力してマスター化するのに手間と時間がかかっていました。予算申請ファイルを統一するために、取込用Excelファイルも作成していただいたおかげで、今まで時間がかかっていた予算のマスター化作業を一瞬で終わらせることができました。」

今回導入した予算・実績管理システムのプラットフォームであるkintoneは、Excelファイルをそのまま取込むことができます。この取り込み用Excelファイルも作成させていただきました。

更なる業務効率化をkintoneで

本システムだけでなく各課や付属高校・幼稚園といった学校全体の業務効率化のためにkintoneの活用を検討されているとの事で、ご担当者に今後の展望について伺いました。

「無償で提供されているアプリケーションもありますし、kintoneで効率化できる業務もまだあると思います。他の部門からも、『あれが出来るか?』、『これがしたい。』と言った話も聞きますので、キヤノン電子テクノロジーさんには色々と相談に乗って欲しいです。」

kintoneと当社への期待を語ってくださいました。

学校情報

学校法人東京音楽大学様
学校法人東京音楽大学様
【開校】 1907年
【住所】 〒171-8540 東京都豊島区南池袋3-4-5
【連絡先】 03-3982-3186
【Web】 http://www.tokyo-ondai.ac.jp/新しいウィンドウを開きます

※本事例に記載の肩書や固有名詞等は初掲載当時のものであり、閲覧される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。